Procesarea Datelor Personale

CONVENTIE PRIVIND PROTECTIA DATELOR

CU CARACTER PERSONAL
(PENTRU CLIENTII PERSOANE FIZICE)

Prezenta intelegere are valoare contractuala si este incheiata de catre urmatoarele Parti:

BOEMA LIFE SRL, cu sediul in Cluj-Napoca, str. Sanzienelor nr. 23, 400622, Jud. Cluj, Romania, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J12/2445/2021, CUI 44306835, tel: +40 772 012 414, in calitate de VANZATOR, avand calitatea de OPERATOR DE DATE PERSONALE

Si

CLIENTUL PERSOANA FIZICA domiciliat in Uniunea Europeana, in calitate de BENEFICIAR,

Preambul:

Vanzatorul a luat cunostinta despre Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit in continuare „Regulamentul”) si in special de obligatiile care revin oricarui Operator de date cu caracter personal.

Vanzatorul declara ca a fost informat asupra obligatiei sale de a prezenta garantii contractuale, legate in special de securitatea, modalitatile de prelucrare si de transfer al oricaror date cu caracter personal.

Partile au convenit incheierea prezentei Conventii, parte integranta din contractul de vanzare-cumparare, prin care se stabilesc urmatoarele:

Articolul 1. – Definitii
1.1. Conform Regulamentului, partile agreaza urmatoarele definitii:

„Date cu caracter personal”: desemneaza orice informatii (orice suita de caractere, semne, cifre sau litere) referitoare la o persoana fizica identificata sau identificabila (denumita in continuare „persoana interesata”). Este considerata a fi o „persoana fizica identificabila” o persoana fizica ce poate fi identificata, in mod direct sau indirect, in special prin referire la un identificator, precum un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la mai multe elemente specifice proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

„Operator”: desemneaza Vanzatorul, care stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal
„Responsabil de prelucrare”: Vanzatorul sau Beneficiarul;

„Subcontractor”: desemneaza aici orice organism tert partilor Contractului care are o relatie contractuala cu Vanzatorul pentru furnizarea serviciilor care fac obiectul Contractului;

„Prelucrarea datelor cu caracter personal”: desemneaza orice operatiune sau orice ansamblu de operatiuni efectuate sau nu de catre Operator cu ajutorul unor procedee automatizate si aplicate datelor sau ansamblurilor de date cu caracter personal, precum culegerea, inregistrarea, organizarea, structurarea, pastrarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, comunicarea prin transmisie, difuzarea sau orice alta forma de punere la dispozitie, apropierea sau interconectarea, limitarea, stergerea sau distrugerea acestora;

„Privacy Shield”: desemneaza principiile stabilite prin Decizia Comisiei Europene din 12 iulie 2016, care permit incadrarea schimburilor de Date cu caracter personal intre o tara membra a Uniunii Europene si o intreprindere cu sediul in Statele Unite;
„Violarea datelor cu caracter personal”: desemneaza o violare a securitatii care atrage dupa sine, in mod accidental sau ilicit, distrugerea, pierderea, alterarea divulgarea neautorizata a datelor cu caracter personal transmise, pastrate sau prelucrate in alt mod, sau accesul neautorizat la respectivele date.

„Ora/zi”: desemneaza ora/ziua lucratoare.

Articolul 2 – Tipurile de date cu caracter personal care fac obiectul prelucrarii
2.1. In baza Contractului, datele cu caracter personal ce fac obiectul prelucrarii sunt urmatoarele:
Date personale: nume si prenume, adresa, telefon.
Date cu caracter special: codul numeric personal, seria si numarul actului de identitate.

2.2. In masura in care, in baza Contractului, se vor adauga categorii de date, partile vor incheia un act aditional, care va contine noile tipuri de date prelucrate.

Articolul 3 – Durata prelucrarii. Localizarea fizica a datelor

3.1. Datele cu caracter personal vor fi prelucrate pe intreaga perioada de timp cat Contractul incheiat intre parti va fi in vigoare, cu indeplinirea prevederilor aferente Capitolul II, Art.5, cu referire la modul si perioada de stocare a datelor cu caracter personal.

3.2. Datele cu caracter personal trebuie pastrate intr-o forma care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi in masura in care acestea vor fi prelucrate exclusiv in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice, in conformitate cu Art.89/Alin.(1) din Regulament, sub rezerva punerii in aplicare a masurilor de ordin tehnic si organizatoric adecvate prevazute in respectivul Regulament in vederea garantarii drepturilor si libertatilor persoanei vizate (“limitari legate de stocare”).

3.3. Vanzatorul proceseaza datele cu caracter personal mentionate la Articolul 2, in urmatorul punct de lucru fizic: sediul Harman, str. Tudor Vladimirescu nr. 7, 507085, Jud. Brasov.

3.4. Vanzatorul nu isi va schimba sediul unde sunt prelucrate date cu caracter personal fara a informa Beneficiarul despre astfel de modificari intentionate, cu cel putin 3 (trei) luni calendaristice inainte de intrarea in vigoare a acestor modificari, oferind astfel Beneficiarului posibilitatea de a se opune unor astfel de modificari si/sau de a solicita masuri suplimentare.

Articolul 4 – Natura si scopul prelucrarii

4.1. Vanzatorul va prelucra datele cu caracter personal, avand temei legal, contractual sau pe baza de consimtamant.

4.2. Scopul prelucrarii datelor cu caracter personal este reprezentat de prestarea de catre Vanzator a serviciilor aferente obiectului Contractului.

Articolul 5 – Categoriile de persoane vizate. Dreptul de proprietate asupra datelor cu caracter personal

5.1. Categoriile de persoane vizate sunt urmatoarele: destinatarii desemnati de Beneficiar si persoanele din cadrul Beneficiarului care au calitatea de destinatari ai unor expedieri trimise de terte persoane.

5.2. Beneficiarul este si va ramane proprietarul datelor cu caracter personal ce fac obiectul prezentei Conventii.

Articolul 6 – Drepturile si obligatiile Vanzatorului, in calitatea sa de Operator

6.1. Vanzatorul si inclusiv subcontractorii Vanzatorului, se obliga fata de Beneficiar sa se conformeze si sa demonstreze conformitatea cu principiile legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, dupa cum urmeaza:

Operatorul va prelucra datele cu caracter personal in mod legal, echitabil si transparent fata de persoana vizata;

Operatorul va colecta datele personale in scopuri determinate, explicite si legitime, ulterior nefiind permisa prelucrarea intr-un mod incompatibil acestor scopuri;
Operatorul se va asigura ca datele personale sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate;

Operatorul va pastra datele intr-o forma care sa permita identificarea persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate;

Operatorul garanteaza ca datele personale sunt prelucrate intr-un mod care asigura securitatea adecvata a datelor, inclusiv protectia impotriva prelucrarii neautorizate sau ilegale, impotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorarii accidentale;

Operatorul se obliga sa puna in aplicare masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru a garanta si a fi in masura sa demonstreze ca prelucrarea se efectueaza in conformitate cu Regulamentul privind protectia datelor cu caracter personal, revizuind si actualizand in mod activ respectivele masuri;

Masurile tehnice si organizatorice trebuie sa fie menite a asigura ca sunt prelucrate numai date cu caracter personal care sunt necesare pentru fiecare scop specific al prelucrarii;

Operatorul se obliga sa pastreze evidentele activitatilor de prelucrare aflate in responsabilitatea sa, sa coopereze cu autoritatea de supraveghere si sa puna la dispozitia acesteia, la cerere, aceste evidente, pentru a putea fi utilizate in scopul monitorizarii operatiunilor de prelucrare respective;

In vederea asigurarii unei prelucrari echitabile si transparente, Operatorul se obliga sa utilizeze proceduri matematice sau statistice adecvate pentru crearea de profiluri, sa implementeze masuri tehnice si organizatorice adecvate;

Operatorul se asigura ca persoanele autorizate (subcontractorii) sa prelucreze datele cu caracter personal s-au angajat sa respecte confidentialitatea sau au o obligatie statutara adecvata de confidentialitate;

In cazul in care operatiunile de prelucrare sunt susceptibile sa genereze un risc ridicat pentru drepturile si libertatile persoanelor fizice, Operatorul va fi responsabil pentru efectuarea unei evaluari a impactului asupra protectiei datelor.

Articolul 7 – Drepturile si obligatiile Beneficiarului
7.1. Drepturile si obligatiile Beneficiarului sunt urmatoarele:

Dintre cele doua Parti, Beneficiarul este unicul proprietar al Datelor cu caracter personal furnizate de Beneficiar Operatorului sau colectate de catre Operator in numele Beneficiarului, iar Beneficiarul are dreptul de a stabili modul de Prelucrare a Datelor cu caracter personal de catre Prestator.

Prelucrarea Datelor cu caracter personal va fi efectuata cu respectarea termenilor si conditiilor mentionate in instructiunile Beneficiarului (astfel cum acestea pot fi modificate periodic), care vor include cel putin urmatoarele informatii: obiectul prelucrarii, durata prelucrarii, natura si scopul prelucrarii, tipul de date cu caracter personal, categoriile de persoane vizate, obligatiile si drepturile Beneficiarului.

In lipsa acestor instructiuni, Vanzatorul va efectua prelucrarea datelor persoale conform standardelor si politicilor sale interne, aplicabile pentru clientii sai.

Beneficiarul are obligatia sa se asigure ca exista un temei legal pentru procesarea datelor cu caracter personal, acoperit de prezenta Conventie;

Beneficiarul are obligatia sa informeze Vanzatorul cu privire la orice date cu caracter personal eronate, rectificate, actualizate sau sterse cu privire la procesarea lor de catre Vanzator la adresa vanzari@herbacom.ro;

Beneficiarul are obligatia sa asigure toate instructiunile documentate cu privire la procesarea datelor cu caracter personal ale Operatorului;

Beneficiarul va avea dreptul de a inspecta, in baza unei notificari rezonabile si in timpul programului normal de lucru, procesele si practicile de lucru ale Vanzatorului care implica Prelucrarea Datelor cu caracter personal pentru asigurarea Serviciilor furnizate pentru si in numele Beneficiarului.

Articolul 8 – Raportarea incalcarii securitatii datelor cu caracter personal

8.1. Vanzatorul se obliga sa notifice Beneficiarul orice violare a datelor cu caracter personal, in termen de 24 (douazeci si patru) de ore de la data la care a luat la cunostinta de existenta acesteia si sa transmita Beneficiarului un formular pentru raportarea incalcarii, furnizand acestuia cat mai multe informatii despre incalcare a securitatii datelor cu caracter personal.
8.2. Vanzatorul garanteaza ca va informa Beneficiarul despre orice evolutii noi legate de incident si despre masurile pe care le ia in legatura cu acesta, consultand Beneficiarul, pentru a limita consecintele incidentului si pentru a preveni reaparitia acestuia.

8.3. In ceea ce priveste fiecare incalcare, Vanzatorul va ajuta Beneficiarul in orice mod, care va include furnizarea de informatii suficiente, precum si sprijin in investigatiile efectuate de catre autoritatea de reglementare, cu scopul de a remedia si de a investiga incalcarea, de a preveni viitoare incidente, de a limita impactul incidentului asupra partilor implicate si/sau limita prejudiciul produs Beneficiarului, ca o consecinta a incalcarii securitatii.

8.4. Fara a aduce atingere celor de mai sus, Vanzatorul este obligat sa mentina o lista a fiecarei incalcari a datelor cu caracter personal. Lista va fi trimisa catre Beneficiar la prima solicitare a acestuia, in termen de 24 (douazecisipatru) de ore, in masura in care se refera la datele cu caracter personal prelucrate de catre Vanzator in numele Beneficiarului. In acest sens, Vanzatorul se obliga ca listele trimise Beneficiarului sunt complete si corecte.

Articolul 9 – Raspunderea juridica

9.1. Pentru orice violare a datelor cu caracter personal si implicit a drepturilor persoanelor vizate care au avut ca urmare producerea unui prejudiciu acestora, cauzate de insuficienta masurilor tehnice de protectie adoptate de Vanzator sau produse ca urmare a nerespectarii obligatiilor asumate prin prezenta Conventie, Vanzatorul se va obliga la plata integrala a despagubirilor pentru prejudiciul direct suferit si dovedit.

Articolul 10 – Interpretarea clauzelor si a termenilor prezentei Conventii. Clauzele standard
10.1. Toate clauzele prezentei Conventii se vor interpreta in spiritul si conform definitiilor mentionate la Art.1.

10.2. Clauzele standard ce urmeaza a fi emise in aplicarea Regulamentului de catre Comisia Europeana si, dupa caz, de autoritatea de supraveghere competenta, devin parte integranta a prezentei Conventii, fiecare Parte avand obligatia de a lua la cunostinta aceste prevederi, inclusiv cu referire la modificarile ulterioare.

Articolul 11 – Autoritatea de Supraveghere

11.1. Partile agreeaza ca autoritatea de supraveghere convenita este Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal.

Articolul 12 – Alte prevederi

12.1. Raportarea oricarui incident de incalcare a securitatii datelor cu caracter personal se realizeaza pe adresa de email vanzari@herbacom.ro sau pe adresa sediului social al Vanzatorului, mentionata in Conventie.